As instituições e organismos dependentes de uma administração superior constituem fundos de arquivo próprios ou fazem parte integrante da entidade a que se subordinam? Para responder a essa pergunta, o arquivista francês Michel Duchein diz haver duas posições distintas: a maximalista, que define o fundo pelo mais alto nível; e a minimalista, que o reduz à menor unidade funcional possível. Estabelece, no entanto, alguns critérios que nos ajudam a caracterizá-lo, como, por exemplo,
a) a ausência de atribuições e normas de funcionamento precisas e estáveis.
b) a estreita dependência em relação ao poder decisório de organismo hierarquicamente superior.
c) o enorme volume da massa documental produzida e acumulada.
d) a autonomia para protocolar processos e estabelecer seu fluxo interno.
e) a existência de personalidade jurídica própria, resultante de ato legal.