fundamentalmente oficiais, para que se mantenham os serviços governamentais em funcionamento, sem problemas de espaço físico e de materiais de consumo necessários.

fundamentalmente culturais, para que se preserve, em perfeita condição de uso, a memória dos atos de governo.

oficiais e culturais, pois os documentos servem para manter em ordem o funcionamento do governo e registram a historicidade de seus atos.

derivados das características da produção e da acumulação dos papéis públicos, evitando-se a redundância das informações ou a manutenção de documentos sem interesse administrativo, jurídico ou histórico.

vinculados aos desejos da administração de modernizar os serviços, preservando somente documentos de valor administrativo.